Banca ți-a cerut un certificat constatator al firmei și vrei să rezolvi cât mai repede. Pare un document simplu de obținut, însă merită să verifici câteva lucruri înainte să îl soliciți. În funcție de operațiunea pentru care este necesar, banca poate avea cerințe privind data emiterii, informațiile care trebuie să fie actualizate sau chiar tipul documentului.
Certificatul constatator este emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului și reflectă situația firmei la momentul emiterii. În document apar, printre altele, datele de identificare, sediul, activitățile autorizate, asociații, administratorii și modul de reprezentare.
Poate fi cerut la deschiderea sau actualizarea unui cont de firmă, în analiza unui dosar de credit, pentru anumite finanțări sau atunci când banca trebuie să actualizeze informațiile despre client.
Înainte să îl comanzi, verifică exact ce ți-a solicitat banca. Câteva minute în plus în această etapă te pot scuti de situația în care ajungi cu un document corect, dar care nu mai îndeplinește cerința concretă din dosarul tău.
Verifică mai întâi cât de recent trebuie să fie documentul
Certificatul constatator nu are înscrisă o dată până la care este valabil. El prezintă situația existentă în Registrul Comerțului la momentul în care a fost emis.
În practică, banca poate impune însă ca documentul să nu fie mai vechi de un anumit număr de zile. O cerință întâlnită frecvent este ca certificatul să fie emis în ultimele 30 de zile, dar aceasta nu trebuie considerată o regulă universală.
Procedurile diferă de la o instituție la alta și chiar în funcție de serviciul bancar solicitat.
De aceea, dacă ai deja un certificat constatator primit în urmă cu câteva luni, nu presupune automat că îl poți folosi. Întreabă banca dacă îl acceptă sau dacă este nevoie de unul actualizat.
Este cu atât mai important să obții un document nou dacă între timp au existat modificări la firmă, cum ar fi schimbarea administratorului, sediului social, asociaților sau activităților autorizate.
Situația la zi este, de regulă, documentul de care ai nevoie
Pentru operațiunile bancare obișnuite, interesul principal este situația actuală a firmei. Certificatul constatator cu situația la zi arată informațiile existente în registru la momentul emiterii, inclusiv:
-
denumirea și forma juridică
-
codul unic de înregistrare
-
numărul de ordine din Registrul Comerțului
-
starea firmei
-
sediul social
-
activitățile și codurile CAEN autorizate
-
capitalul social și asociații
-
administratorii
-
modul de reprezentare
-
punctele de lucru și alte mențiuni active
Există și un certificat cu istoric, care include modificările înregistrate de-a lungul existenței firmei, precum schimbările de sediu, administratori, asociați sau capital social.
Această variantă poate fi utilă în anumite analize mai complexe, însă nu trebuie solicitată automat doar pentru că banca a cerut un certificat constatator. Dacă solicitarea primită nu precizează existența unui istoric, verifică înainte de comandă ce document este necesar.
Uită-te cu atenție la administratori și la dreptul de reprezentare
Una dintre informațiile importante pentru o instituție financiară este cine poate reprezenta legal societatea. În certificatul constatator apar administratorii și informațiile privind puterile de reprezentare înscrise în Registrul Comerțului. Aceste date trebuie să corespundă situației reale a firmei.
Dacă administratorul s-a schimbat recent și modificarea nu a fost încă înregistrată, certificatul va reflecta în continuare informația existentă în registru în momentul emiterii.
Este un aspect important mai ales atunci când persoana care discută cu banca sau semnează documentele este un administrator numit recent.
Înainte să soliciți certificatul, verifică dacă toate modificările societății au fost deja înregistrate. Emiterea unui document nou nu actualizează informațiile din Registrul Comerțului. Certificatul doar confirmă datele existente acolo în acel moment.
Verifică sediul social și activitățile autorizate
Sediul social este o altă informație care poate conta în relația cu banca. Certificatul arată adresa declarată, precum și informațiile înregistrate referitoare la dreptul de folosință al sediului.
Dacă firma și-a schimbat sediul, verifică dacă noua adresă apare deja în Registrul Comerțului înainte să ceri documentul.
Și activitățile autorizate merită verificate, în special atunci când certificatul este solicitat în cadrul unui credit pentru investiții, al unei finanțări sau al unui proiect legat de o anumită activitate economică.
Documentul cuprinde codul CAEN principal și activitățile secundare autorizate. Dacă banca analizează finanțarea unei activități concrete, aceste informații pot deveni relevante pentru dosar.
Certificatul constatator nu conține însă cifra de afaceri, profitul, datoriile fiscale sau numărul de angajați. Pentru astfel de informații sunt folosite alte documente, precum situațiile financiare sau documentele fiscale solicitate separat.
Ai nevoie doar de CUI pentru a solicita documentul online
Dacă banca a confirmat că are nevoie de situația actuală a firmei, solicitarea poate fi făcută folosind codul unic de înregistrare.
Prin serviciul de certificat constatator introduci CUI-ul, iar denumirea entității este afișată înainte de continuarea procedurii. Astfel poți verifica dacă solicitarea este făcută pentru firma corectă.
Nu este necesară încărcarea unor acte scanate sau crearea unui cont pentru parcurgerea procedurii prin platformă.
După alegerea documentului și achitarea tarifului, solicitarea este transmisă pentru emitere. În condiții normale de funcționare a sistemelor instituției, certificatul este primit de regulă în câteva minute de la confirmarea plății.
Documentul ajunge pe email în format PDF, în forma emisă de ONRC, împreună cu factura fiscală.
Serviciul poate fi folosit pentru SRL, SA, PFA, întreprinderi individuale și întreprinderi familiale înregistrate în Registrul Comerțului.
Trimite băncii PDF-ul original, nu o copie scanată
Certificatul constatator este emis în format PDF și este semnat electronic de ONRC. Documentul conține și elementele prin care autenticitatea sa poate fi verificată. Din acest motiv, dacă banca îți permite transmiterea electronică, trimite fișierul PDF primit.
Tipărirea certificatului și scanarea ulterioară nu reprezintă cea mai bună variantă. Semnătura electronică este asociată fișierului original, nu foii tipărite.
Dacă documentele pentru dosar sunt trimise pe email sau încărcate într-o platformă a băncii, păstrează certificatul exact în forma în care a fost primit.
Înainte de transmitere verifică și dacă documentul este pentru firma corectă și dacă informațiile importante pentru dosar corespund situației actuale.
Ce să întrebi banca înainte să soliciți certificatul constatator
O discuție scurtă cu persoana care gestionează dosarul poate elimina aproape toate neclaritățile.
Întreabă concret
-
dacă este necesar un certificat cu situația la zi sau unul cu istoric
-
care este vechimea maximă acceptată
-
dacă documentul poate fi transmis în format PDF
-
dacă există anumite informații pe care banca dorește să le verifice în mod special
-
dacă au fost solicitate și alte documente din Registrul Comerțului
După ce ai aceste informații, poți solicita exact documentul necesar, fără să plătești pentru o variantă de care nu ai nevoie și fără să riști să repeți procedura.
În cazul unui certificat cu situația la zi, documentul poate fi obținut online pornind doar de la CUI-ul firmei. Certificatul este emis de ONRC, semnat electronic și poate fi transmis băncii în formatul PDF primit.
Cel mai important este să îl soliciți după ce ai confirmat cerințele concrete ale dosarului. Pentru bancă nu contează doar să existe un certificat constatator, ci ca acesta să reflecte situația actuală a firmei și să respecte condițiile stabilite pentru operațiunea pe care vrei să o faci.
