Tot mai multe organizatii ajung sa lucreze dupa reguli clare, nu dupa obiceiuri lasate la intamplare. Asta se vede mai ales in firmele care cresc repede si au nevoie de ordine. Cand apar multe sarcini, multe persoane si multe decizii, un sistem bine pus la punct face diferenta.
Standardele internationale ajuta la asezarea proceselor intr-o forma mai usor de urmarit. Nu este vorba doar despre hartii sau despre un certificat pus pe perete. Este vorba despre felul in care se lucreaza zi de zi, despre cum se evita greselile si despre cum se pastreaza acelasi nivel de lucru, chiar si atunci cand echipa se schimba.
Multe companii care cauta informatii despre preturi ISO vor sa inteleaga mai intai ce primesc in schimbul investitiei. Este o intrebare fireasca. Costul depinde de marimea firmei, de numarul de procese si de cat de bine este deja organizata activitatea. O firma care are deja reguli interne clare va avea, de obicei, un drum mai simplu decat una care porneste de la zero.
Cum se alege standardul potrivit pentru fiecare organizatie
Nu orice standard se potriveste oricarei firme. Unele organizatii au nevoie de control mai bun al calitatii, altele vor sa reduca riscurile din zona de mediu, iar altele cauta sa isi imbunatateasca modul de lucru intern. Alegerea corecta porneste de la obiectivele reale ale companiei, nu de la o simpla tendinta din piata.
Cei care cauta detalii despre pret ISO 14001 sunt, de regula, interesati de partea de mediu si de modul in care o firma isi poate organiza mai bine activitatile cu impact asupra naturii. Acest standard este util pentru companiile care vor sa arate ca trateaza responsabil resursele, deseurile si cerintele legale.
Pentru a alege mai usor standardul potrivit, multe firme iau in calcul urmatoarele aspecte:
- Ce tip de activitate desfasoara compania in mod principal.
- Ce cerinte vin din partea clientilor sau a partenerilor.
- Ce probleme apar cel mai des in activitatea curenta.
- Ce obiective are firma pe termen mediu si lung.
- Cat de pregatita este echipa pentru schimbare.
Ce presupune, in practica, drumul pana la certificare
Organizatiile care cauta informatii despre pret ISO 9001 vor, de cele mai multe ori, sa afle nu doar suma finala, ci si ce trebuie facut pana la obtinerea certificatului. Procesul incepe cu o analiza a modului in care functioneaza firma in prezent. Apoi urmeaza stabilirea documentelor, definirea responsabilitatilor si punerea in practica a cerintelor standardului.
Un pas important este auditul intern. Aici, echipa verifica daca regulile sunt aplicate corect si daca exista zone care trebuie imbunatatite. Dupa aceea, urmeaza auditul extern, realizat de un organism autorizat. Acesta confirma daca sistemul este pregatit pentru certificare sau daca mai sunt lucruri de corectat. Tot procesul are rolul de a aduce mai multa claritate si disciplina in activitatea firmei.
Etapele principale pot fi vazute astfel:
- analiza situatiei actuale din organizatie
- stabilirea proceselor care trebuie documentate
- redactarea sau actualizarea procedurilor
- instruirea persoanelor implicate
- realizarea auditului intern
- auditul extern si inchiderea eventualelor neconformitati
Ce poate modifica bugetul si timpul de implementare
Nu exista un pret fix pentru toate firmele. Doua organizatii pot avea acelasi standard, dar costuri diferite. Diferenta apare din cauza numarului de angajati, a punctelor de lucru, a domeniului de activitate si a nivelului de complexitate. O firma mica, cu procese simple, va avea de obicei un traseu mai scurt. O companie mare, cu multe departamente, are nevoie de mai mult timp si de mai multa coordonare.
Pe langa auditul propriu-zis, trebuie luate in calcul si alte lucruri. Este nevoie de timp pentru pregatirea documentelor, pentru discutii interne, pentru instruirea echipei si pentru corectarea eventualelor lipsuri. Uneori, firmele aleg sa lucreze cu un consultant, iar acest lucru poate influenta bugetul total. Totusi, o pregatire buna poate reduce problemele aparute mai tarziu si poate face procesul mai usor de gestionat.
Factorii care influenteaza investitia sunt:
- marimea organizatiei
- numarul de departamente implicate
- nivelul de maturitate al proceselor
- standardul ales pentru certificare
- timpul necesar pentru pregatire
- nevoia de instruire suplimentara
Ce aduce certificarea dupa obtinere
Certificarea nu inseamna ca totul se opreste dupa audit. Din contra, abia atunci incepe partea de mentinere si imbunatatire. Organizatia trebuie sa pastreze sistemul activ, sa actualizeze documentele atunci cand apar schimbari si sa fie pregatita pentru verificarile periodice. Aceste audituri de supraveghere arata daca standardul este respectat in continuare.
Pe termen lung, beneficiile devin mai vizibile. Procesele sunt mai usor de urmarit, oamenii stiu mai bine ce au de facut, iar deciziile se iau mai repede. In plus, firma poate raspunde mai bine la cerintele clientilor si poate demonstra ca lucreaza dupa reguli clare. Acest lucru conteaza mult in relatia cu partenerii si in proiectele unde se cere un nivel ridicat de organizare.
Certificarea poate ajuta si la cresterea firmei in mod stabil. Cand exista proceduri clare, extinderea devine mai simpla. Noii angajati se integreaza mai usor, iar riscul de confuzie scade. In acelasi timp, compania isi poate construi o imagine mai solida pe piata, pentru ca transmite seriozitate, control si dorinta de imbunatatire continua.
