Prima pagină » Cum să alegi un sistem de arhivă electronică adecvat pentru afacerea ta
Utile

Cum să alegi un sistem de arhivă electronică adecvat pentru afacerea ta

Arhiva electronică este un subiect foarte important, care devine din ce în ce mai important pentru companiile și afacerile mai mici. Desigur, există multe opinii diferite în ceea ce privește arhivarea documentelor. 

Un sistem de arhivă electronică trebuie să fie adecvat și potrivit afacerii tale. Avantajele în gestionarea documentelor prin arhivare electronică, sunt de obicei mai mari decât ai putea crede la început. 

Care sunt avantajele oferite de o arhivă electronică?

În funcție de situația inițială, avantajele sunt prezentate în funcție de diferite priorități. Este o companie a cărei arhivă de date este plină și ai dori să recâștigi spațiu valoros? Sau dorești să-ți îmbunătățești sistemul de arhivare de la birou cu arhivarea electronică? Compania are mai multe locații și ai dori să-ți accesezi fișierele și documentele sau dosarele întregi de afaceri din exterior? Dorești să-ți protejezi datele de influențele externe?

Toate aceste întrebări dau motive pentru a alege un sistem de arhivă electronica adecvat pentru afacerea ta. Iată care sunt avantajele unei arhive electronice:

  • Creează spațiu valoros
  • Găsești în câteva secunde ceea ce cauți
  • Protecție și păstrarea datelor
  • Acces nelimitat la datele electronice
  • Creează ordine și structură.

Pentru companiile mici, sistemul arhivare electronică poate fi configurat și pe un hard disk obișnuit intern sau extern, singurul lucru important fiind acela că spațiul de stocare este suficient de mare. Companiile mai mari cu software în uz și mai multe conturi care trebuie să acceseze date, au de obicei propriile servere pentru rețeaua lor internă. Este recomandabil să se configureze arhivarea digitală pe un server intern care este bine protejat de accesul extern.

Descoperă eficiența arhivei electronice: Simplifică stocarea și gestionarea documentelor

Totul despre arhivarea documentelor

Indiferent de varianta de software pe care o alegi pentru arhivarea documentelor, instalată local sau ca arhivă online în cloud, toate sistemele au o singură tehnologie de bază și trebuie să știi totul despre arhivarea documentelor. Există o parte de bază de date și o așa-numită parte de imagine. Aceste două părți formează arhiva electronică și abia atunci vorbim de arhivare electronică.

În așa-numita parte a bazei de date sunt stocate toate informațiile despre un document de care ai nevoie, pentru a-l putea cerceta și afișa în arhivă. În domeniul contabilității, termenii obișnuiți de cercetare sunt, de exemplu, numerele facturii, data și destinatarul. 

Cu toate acestea, sunt posibile multe alte câmpuri de date. Numărul de câmpuri de date posibile sau termeni de căutare introduși, depind de tehnologia utilizată pentru arhivarea electronică a documentelor și de configurația sistemului. În plus, o referință la documentul electronic este stocată în așa-numita „parte de imagine” din partea de bază de date.

Dacă vei căuta informații sau documente, vei face acest lucru întotdeauna în partea de bază de date a arhivei electronice, și doar atunci când dai „comanda” de afișare, ștergere, tipărire sau o acțiune similară, se deschide documentul din partea de imagine. 

Acesta este și motivul pentru care căutarea documentelor individuale durează rareori mai mult de 2-3 secunde, chiar și în cazul bazelor de date mari. Bazele de date puternice, cum ar fi SQL, asigură acest lucru.

Pe lângă furnizarea rapidă și gestionarea eficientă a documentelor digitale, funcțiile de control al accesului sunt, de asemenea, de mare importanță pentru arhivarea electronică. În multe arhive electronice pot fi definite concepte extinse de autorizare, care reglementează în mod clar care utilizator poate accesa, ce documente și mai ales, ce poate face cu datele.

Un sistem electronic de arhivare monitorizează și directoarele pentru a importa documente imediat după ce sunt create. Versiunile asigură, de asemenea, că este afișată doar versiunea curentă, dar că versiunile anterioare sunt urmăribile. Aceasta este o funcție importantă care are semnificație juridică. 

Procedura arhivare electronică

Procedura arhivare electronică include mai mulți pași:

  • Instalarea sistemului
  • Clasificarea documentelor
  • Scanarea documentelor
  • Arhivare cu dovadă de audit în arhiva electronică
  • Utilizarea și menținerea arhivei electronice.

Primul pas presupune instalarea sistemului de arhivare selectat. Atunci poate începe munca reală de arhivare electronică. Odată ce au fost înregistrate electronic toate documentele relevante, este indicat să fie clasificate în funcție de tipul documentului. 

Odată ce documentele au fost scanate și stocate în arhivă, se poate utiliza un tip de document, pentru a corecta erorile mai ușor și mai rapid. Acest lucru ajută enorm la arhivarea electronică pas cu pas a altor tipuri de documente. Compania ta va fi capabilă să acționeze și nu există restricții de procesare.

În al treilea pas, toate documentele pe hârtie trebuie scanate și digitizate într-o secvență și ordine predeterminată. Cu un sistem adecvat de gestionare a documentelor, software-ul este conectat la un scaner de la locul de muncă sau de rețea și începe procesul de scanare. 

Documentele electronice sunt capturate automat. În al patrulea pas, toate documentele electronice sunt verificate în arhiva electronică a software-ului. În ultimul pas, poți utiliza arhiva electronică. Toate documentele pot fi cercetate și accesate în orice moment de către utilizatorii autorizați. Fie că sunt contracte, chitanțe sau e-mailuri – pentru fiecare document există cerințe individuale de arhivare conform textului legal. Reglementările legale pot diferi în funcție de document.

Servicii arhivare preț

Pentru servicii arhivare preț, costurile sunt foarte individuale și depind în mare măsură de amploarea serviciilor rezervate și de starea dosarelor firmei sau companiei tale. Pe lângă software-ul profesional și scanarea documentelor de înaltă calitate, utilizarea de angajați competenți și instruiți corespunzător în centrul de scanare este decisivă pentru transferul cu succes al documentelor tale într-o arhivă electronică. 

Calculatorul de preț îți oferă o estimare inițială a efortului și costurilor comenzii tale. O probă gratuită de arhivare a unei secțiuni transversale a unui document este, de asemenea, cea mai bună modalitate de a crea o ofertă de încredere potrivită nevoilor tale.

implant dentar
Servicii DDD, deratizare, dezinsectie, dezinfectie

Curs Valutar

RSS Eurodeal Business Club

  • Etica în afaceri: Construirea unei companii cu principii solide
    Etica în afaceri este un subiect de mare importanță în lumea afacerilor de astăzi. Cu toții am auzit despre companii care au fost implicate în scandaluri etice și care și-au pierdut reputația și încrederea clienților. De aceea, este esențial să ne concentrăm asupra construirii unei companii cu principii solide și Articolul Etica în afaceri: Construirea […]
  • Cum să-ți identifici și să-ți atingi obiectivele în afaceri
    Stabilirea și atingerea obiectivelor în afaceri este esențială pentru succesul și creșterea unei companii. Obiectivele reprezintă direcția pe care o urmează afacerea și oferă o viziune clară asupra a ceea ce se dorește să se realizeze. Ele pot fi legate de creșterea vânzărilor, îmbunătățirea eficienței operaționale, dezvoltarea de noi produse Articolul Cum să-ți identifici și […]
  • De ce ar trebui să investești în dezvoltarea personală și profesională a angajaților
    Dezvoltarea personală și profesională este un aspect esențial în cadrul companiilor, deoarece aduce numeroase beneficii atât angajaților, cât și organizației în sine. Investițiile în dezvoltare personală și profesională pot îmbunătăți performanța angajaților, crește satisfacția și angajamentul acestora, reduce costurile prin creșterea retentiei, contribuie la crearea unui mediu de lucru pozitiv, Articolul De ce ar trebui […]
  • Cum să gestionezi riscul în afaceri
    Gestionarea riscurilor în afaceri este un aspect esențial pentru succesul și durabilitatea unei companii. Riscul este o parte inevitabilă a oricărei afaceri și poate apărea în diferite forme, cum ar fi riscul financiar, riscul operațional, riscul de mediu sau riscul de securitate. Prin gestionarea adecvată a acestor riscuri, o companie Articolul Cum să gestionezi riscul […]