Inainte de a contacta o firma de specialitate, o companie care primeste o cerinta noua incearca, de regula, sa se informeze singura. Punctul de plecare sunt termenii din mailul primit sau din caietul de sarcini, care nu sunt intotdeauna clari pentru cei din firma.
Din acest motiv, se cauta adesea informatii de tipul ISO 14001 ce inseamna, mai ales atunci cand standardul pentru managementul de mediu apare intr-un document si firma vrea sa inteleaga ce presupune inainte de o discutie interna sau cu un consultant.
Aceasta etapa de documentare poate dura cateva zile si se desfasoara, de obicei, in paralel cu activitatea curenta. De aceea, informatiile adunate sunt uneori incomplete.
Cerintele care vin din contracte
In multe cazuri, nevoia de informare porneste de la un document primit, nu de la o initiativa interna. Un caiet de sarcini, un chestionar de la un client mare sau o lista de conditii trimisa de un partener din alta tara pot contine termeni noi pentru echipa firmei.
Pentru firmele care lucreaza cu date sau cu sisteme informatice, cerinta privind ISO 27001, standardul pentru securitatea informatiei, apare tot mai des in astfel de documente. Partenerii care au ei insisi cerinte stricte le transmit mai departe catre furnizori, iar lantul continua in jos, pana la firmele mici de la capat.
Situatia se complica atunci cand documentele nu ofera detalii. Conditia este mentionata pe scurt, fara context, iar firma care o primeste trebuie sa afle singura ce inseamna, cat dureaza, cat costa si cine se ocupa de asta in firma.
Intrebarea despre cost apare prima
Dupa ce intelege despre ce este vorba, firma vrea sa afle ce buget ar fi necesar. Informatiile despre preturi ISO sunt cautate adesea inaintea altor detalii, pentru ca de ele depinde daca discutia continua.
Raspunsul nu poate fi insa redus la o singura suma. Aceeasi cerinta poate avea costuri diferite pentru doua firme care par asemanatoare, iar motivele tin de marime, de numarul de puncte de lucru si de domeniu.
Unele firme pot considera ca informatia lipseste intentionat. In realitate, o suma comunicata fara o analiza a firmei ar fi, cel mai probabil, inexacta si ar duce la o discutie neplacuta mai tarziu, cand ar aparea diferentele.
Sursele folosite de firme
In practica, firmele folosesc de obicei mai multe surse. Informatia se aduna din mai multe locuri si se verifica una cu alta, iar decizia se ia abia dupa ce doua surse diferite spun cam acelasi lucru.
Sursele care apar cel mai des, in ordinea in care intra de obicei in joc intr-o firma mica sau medie care nu a mai trecut prin asta, sunt destul de previzibile:
- cautarea pe internet, de la termenul exact din document
- intrebarea pusa contabilului sau avocatului firmei
- discutia cu un partener care a trecut deja prin asta
- discutia cu cateva firme de profil
- intrebarea pusa chiar clientului care a cerut conditia
Ultima varianta este adesea subestimata, desi poate fi foarte utila. Clientul care a pus cerinta stie de obicei exact ce vrea si de ce, iar uneori accepta o solutie mai simpla decat cea presupusa de furnizor, daca e intrebat direct.
Drumul de la informare la oferta
Intre primele informatii adunate si primul contact cu o firma de specialitate pot trece cateva zile. Firma citeste, discuta intern, mai amana o zi, iar apoi cineva primeste sarcina de a suna si de a cere informatii concrete.
Traseul obisnuit, de la momentul in care apare cerinta pana la primirea unei oferte scrise pe care sa o poata compara cineva, arata cam asa:
- se citeste cerinta din documentul primit
- se clarifica ce presupune standardul cerut
- se discuta intern daca se merge mai departe
- se contacteaza cateva firme de profil
- se cere oferta in scris, cu etapele incluse
Pasul trei este esential si este facut uneori prea repede. O discutie scurta in care se lamureste de ce e nevoie si ce se castiga poate influenta mult felul in care decurge restul procesului.
Informatia care lipseste de pe site-uri
Paginile de prezentare din domeniu pot semana destul de mult intre ele, cu liste de standarde si termeni tehnici greu de inteles pentru cineva aflat la prima certificare.
Informatiile practice lipsesc insa adesea. Cat timp consuma oamenii din firma, cate vizite presupune procesul, ce se intampla daca raman observatii si ce costuri apar in anii urmatori si cine le suporta.
Firmele care pun lucrurile astea pe pagina primesc telefoane mai bine pregatite. Discutia incepe direct de la situatia concreta, nu de la explicatii generale pe care le-ar fi putut citi oricine inainte de a suna.
Decizia luata dupa prima discutie
Oricat de multe informatii ar fi adunate, decizia se ia de obicei dupa prima discutie directa. Acolo se afla lucrurile care conteaza efectiv si acolo se vede daca cel din fata intelege situatia firmei sau vinde acelasi pachet tuturor.
Un furnizor care pune intrebari despre activitate inainte sa vorbeasca despre el lasa o impresie diferita. Acesta poate fi si cel mai simplu criteriu de departajare pentru cineva care nu are experienta in domeniu.
Restul tine de buget si de termenul pana la care trebuie rezolvat totul. Cand ambele sunt clare, procesul merge mult mai repede decat se asteapta majoritatea firmelor la inceput.
